Comprendre les Drive partagés

Comprendre les Drive partagés

12/04/2021 Astuces Google Workspace 0

La plupart d’entre nous ont appris très tôt dans la vie l’importance de joueur en équipe. Que ce soit dans le sport ou en contribuant à des projets de groupe à l’école, pouvoir travailler avec d’autres personnes entre en jeu dans divers aspects de la vie.

La technologie facilite plus que jamais la communication et la collaboration avec les autres, et les Drive partagés (anciennement Google Team Drive) inclus dans Google Workspace sont l’une des fonctionnalités qui se démarquent le plus dans l’univers de la Digital Workplace. Découvrez les raisons pour lesquelles vous devriez les utiliser et comment en créer pour votre propre organisation.

Qu’est-ce qu’un Drive partagé ?

Un Drive partagé est un espace de stockage partagé dans lequel plusieurs membres peuvent créer, partager et stocker des fichiers. Il s’agit d’une nouvelle interface dans Google Drive, introduite en mars 2017, qui offre le summum de la collaboration. C’est également le meilleur endroit pour collaborer sur des projets, des événements, des modèles, des fichiers à l’échelle de l’entreprise et des fichiers sensibles qui nécessitent une couche de sécurité supplémentaire. Avec un Drive partagé, les fichiers appartiennent à une équipe, et plus à une personne. Même si des membres quittent le groupe, les fichiers restent disponibles pour que l’équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler partout, sur n’importe quel appareil. Les fichiers qui y sont stockés peuvent être recherchés via le navigateur Web et l’Explorateur Windows ou le Finder Mac.

Avantages d’un Drive partagé par rapport au partage d’un dossier Drive classique ?

La gestion d’équipe est améliorée : avec le Drive partagé, vous pouvez facilement gérer à la fois les membres et les autorisations. Outre l’ajout et la suppression de membres, toutes les autorisations de partage de fichiers sont contrôlées et modifiées à partir d’un seul endroit.

Le partage avec les nouveaux employés est simplifié : au lieu de donner accès petit à petit aux différents fichiers auquel un nouvel employé à accès, il suffit d’ajouter les nouveaux arrivants à un groupe qui est lui même déjà autorisé à accéder aux contenus.

La gestion des accès est renforcée : avec de nouveaux droits d’accès de type administrateur, gestionnaire de contenu et contributeur, on peut donner accès en écriture à des personnes sans leur permettre de modifier l’arborescence du Drive partagé et sans qu’elle puisse supprimer des fichiers.

Simplification de la propriété : c’est sûrement la fonctionnalité la plus appréciée des Drive partagés. Avec le système de dossiers Drive classiques, chaque propriétaire de fichiers le stocke dans son propre espace, quelque soit le dossier dans lequel ce fichier est stocké. Ainsi on peut avoir un dossier appartenant à un utilisateur qui contient des dizaines de dossiers et fichiers appartenant à d’autres utilisateurs, chaque fichier consommant de l’espace dans le compte de son propriétaire. Cela rend la question de la gestion de l’espace de stockage complexe et peut poser des problèmes quand quelqu’un quitte la société. Avec le Drive partagé, l’espace est pris directement au niveau de l’organisation, et il n’y a plus de propriétaire unique des éléments. En cas de départ d’un collaborateur, il n’y a plus aucun impact.

Comment créer un Drive partagé ?

Si vous disposez d’une édition Google Workspace Business Standard ou supérieure, alors vous pouvez créer des Drive partagés très simplement. Commencer par configurer un nouveau Drive partagé puis d’ajouter des membres et définir des niveaux d’accès.

Ouvrez l’interface web de Google Drive, sur la gauche, cliquez sur la section Drive partagés, puis cliquez sur le bouton en haut « Nouveau » et saisissez un nom, puis cliquez sur Créer.

Vous pouvez ensuite ajouter des utilisateurs disposant d’un compte Google en tant que membres d’un Drive partagé, qu’ils fassent parti de votre organisation / domaine ou d’une autre organisation, voire même s’ils ont un compte Gmail personnel. Les nouveaux membres se voient attribuer le droit d’accès Gestionnaire de contenu, que vous pouvez modifier si nécessaire.

Il ne vous reste plus qu’à importer des fichiers depuis votre propre Drive ou depuis votre ordinateur pour commencer à travailler avec votre équipe dans ce nouvel espace.

Vous pourrez également accéder à ce nouvel espace de travail partagé depuis votre ordinateur sous Windows ou Mac avec Google Drive pour ordinateur (anciennement Drive File Stream). C’est la solution idéale pour diffuser les fichiers Mon Drive et Drive partagé directement depuis le cloud.

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