Imaginez qu’un super assistant vous accompagne pour trier vos emails, préparer des réponses, vous envoyer des briefs avant chaque réunion ou vous notifier quand un document est modifié. Ce sont quelques cas cas d’usage du tout nouveau Flows qui arrive dans les comptes Google Workspace.

C’est quoi Workspace Flows ?

Google Workspace Flows est la nouvelle plateforme d’automatisation “low-code/no-code” de Google Workspace. Si vous connaissez Zapier ou Make, le principe est similaire, mais Flows est nativement et profondément intégré à tout l’écosystème Google (Gmail, Drive, Chat, Agenda, Sheets, etc.).

Il permet de créer des “flux” de travail automatisés pour connecter des applications et exécuter des tâches répétitives sans écrire une seule ligne de code.

Là où Flows est très fort c’est qu’il permet de décrire l’automatisation que l’on souhaite mettre en place sous forme d’un prompt et Gemini se débrouille pour la construire avec les différentes briques disponibles entre les déclencheurs, les conditions et les actions.  Il ne reste plus qu’à personnaliser. 

Exemple : identifier les demandes d’assistance et rédiger un brouillons de réponse

Objectif :  Identifier les emails de demande d’assistance, le classer dans un libellé dédié dans Gmail et préparer une réponse basée sur notre FAQ interne.

On commence par saisir ce prompt dans la vue Discover de Flows et on obtient alors la base de notre agent qu’on va personnaliser.

Description de la recette dans Google Flows 

  • Déclencheur (Trigger) : Google Mail > “Quand je reçois un email”.
    • Configuration : Tous les emails (on pourrait aussi y ajouter un filtre pour restreindre l’événement à certains emails)
  • Décision (Decide) : “Est ce que cet email est une demande de support ou d’assistance de la part d’un client ? Retourne VRAI si c’est le cas et NON sinon.“ A ce stade il faut utiliser des variables issues de l’étape précédente pour donner à Gemini le sujet et le contenu de l’email.

  • Condition (Check if) : Si l’étape précédente a retourné VRAI
  • Action 1 : Google Mail > “Ajouter un libellél”.
    • Configuration : Choix du libellé à associer
  • Action 2 : Gemini > “Demander à Gemini”.
    • Prompt : “Rédige une réponse utile et courtoise à cet e-mail d’assistance, en vous référant à notre FAQ interne [Lien Drive]. Met en avant des solutions et des informations pertinentes issues de la FAQ. Pose des questions si l’email initial ne permet pas d’établir un diagnostic.” On va encore utiliser les variables issues de l’étape initiale pour donner à Gemini le sujet et le contenu de l’email. 

  • Action 3 : Google Mail > “Ecrire un brouillon”.
    • Message : [Texte généré par Gemini à l’étape 2].

Pour finir, on va tester notre agent en lançant un Test Run et le publier avec Turn On quand c’est concluant.

 

Et voilà !

Conditions d’accès à Google Flows

Workspace Flows est déployé en version alpha pour les organisations qui l’ont rejoint à partir de l’édition Google Workspace Business Standard. Il est accessible à l’adresse https://flows.workspace.google.com/ et via le nouveau raccourci dans l’interface de Gmail.