Best practices pour un Télétravail réussi

Best practices pour un Télétravail réussi

18/03/2020 Actualités Astuces 0

Il a été prouvé que la meilleure façon de freiner la propagation du Covid-19 est de limiter au maximum les déplacements des personnes. De ce fait, et suite à la décision du gouvernement marocain de fermer tous les établissements scolaires, de nombreuses entreprises ont décidé de passer à un système de travail à domicile afin de s’adapter à la situation actuelle.

Ceci dit, n’étant pas une société particulièrement adaptée au télétravail, nous nous posons tout un tas de questions sur la meilleure façon d’adopter ce nouveau rythme de travail, que ce soit au niveau de la collaboration entre équipes, ou à la manière individuelle de gérer son travail quand on est loin du bureau.

Mettre l’accent sur les interactions personnelles

Les gens qui travaillent soudainement à domicile se sentiront probablement déconnectés et seuls, ce qui réduit la productivité et l’engagement. Les dirigeants, en particulier ceux qui n’ont pas l’habitude de gérer des équipes virtuelles, peuvent se sentir stressés de garder l’équipe sur la bonne voie. Dans ces circonstances, il est tentant de se concentrer exclusivement sur les tâches. Pour relever ces défis, il est plus important que jamais de consacrer du temps à l’interaction personnelle: Fixer
des heures pour que l’équipe se réunisse virtuellement; il est plus facile d’annuler si la réunion n’est pas nécessaire que de rassembler des conversations de dernière minute sans créer de perturbation supplémentaire. Si vous ne vous rencontrez que sur une base ad hoc, vous risquez d’exclure certaines personnes qui sont soit trop occupées à rejoindre ou qui sont “loin des yeux, loin du cœur”.

Clarifiez et re-clarifiez les objectifs et les rôles au sein de votre entité

Le passage au travail à domicile est une excellente occasion pour une équipe de revoir les bases afin de s’assurer que tout le monde comprend les objectifs de l’équipe, leurs rôles individuels et la façon dont chaque personne contribue au résultat. La clarification des rôles au sein de l’équipe aide les gens à comprendre quand ils peuvent se tourner vers leurs pairs au lieu du leader, ce qui empêche le leader de devenir un goulot d’étranglement. Cette communication accrue dans l’ensemble du groupe aide également les membres périphériques à rester engagés.

Un événement perturbateur comme le coronavirus générera des tâches nouvelles et concurrentes dans toute l’entreprise. Par conséquent, les dirigeants doivent constamment clarifier les objectifs au niveau de l’équipe et de l’individu pour rester concentrés sur les priorités clés. Méfiez-vous d’une liste de tâches en constante évolution. Et lorsque vous redéfinissez les objectifs, réfléchissez bien à qui obtient la mission et assurez-vous que les objectifs changeants sont communiqués à toute l’équipe.

Définissez un rythme en travaillant chez vous

Définir un rythme de travail régulier est le principal challenge à relever quand on travaille à domicile. Quand on est au bureau c’est facile. On a des horaires de travail fixe à respecter et pendant lesquels on doit être présent physiquement. Par contre quand on est chez soi, on perd ses repères. C’est à nous de fixer notre propre rythme et de nous responsabiliser. Pour rester efficace, on doit donc impérativement se fixer des horaires de travail réguliers.

Définissez un espace de travail physique et aménagez-vous un espace bureau

Quand nous travaillons à distance, notre lieu de travail est notre maison et notre maison est notre lieu de travail. Notre cerveau se met alors à faire des associations.
Pour éviter de tout mélanger, vous devez garder votre espace de travail bien distinct de votre espace de détente. Il est préférable d’avoir une pièce entière dédiée au travail; un bureau où l’on ne vient que pour travailler. D’une part, ceci notifie à votre cerveau qu’il est temps de travailler, et votre productivité augmentera naturellement. D’autre part, ça va vous éviter d’être tout le temps déconcentrés par les va-et-vient des gens autour de vous.

Définissez un espace de travail virtuel

Quand vous utilisez un seul et même ordinateur pour le professionnel et le personnel, le travail peut déborder sur le loisir et inversement. Vous devez donc distinguer votre espace professionnel et personnel sur votre ordinateur, tout comme vous le faites pour votre espace physique. Cet espace de travail n’est ni plus ni moins qu’une fenêtre de votre navigateur qu’il faut ouvrir en navigation privée.
Si ça ne vous semble pas suffisant essayez d’avoir une deuxième session spéciale pour le boulot.

Priorisez vos tâches

Faire une liste vous permettra d’avoir un meilleur aperçu de vos missions, de la plus importante jusqu’à celle qui nécessite le moins de temps avec des délais à respecter pendant la journée. En utilisant cette méthode, vous êtes sûr de ne manquer aucune deadline. Si vous n’avez aucune tâche à prioriser, pensez à mettre les plus “ennuyantes” ou difficiles en premier. Cela vous permettra de vous en débarrasser rapidement et de ne pas passer votre journée à y penser.