Vos logiciels de productivité aident-ils ou limitent-ils la collaboration?

Vos logiciels de productivité aident-ils ou limitent-ils la collaboration?

30/10/2018 Transformation digitale 0

Si vous souhaitez moderniser les outils de productivité de votre entreprise, vous n’êtes pas le seul. On entend régulièrement les chefs d’entreprise en parler. Cependant, lorsqu’on les rencontre pour en discuter, la «digitalisation» n’est pas vraiment l’une de leurs priorités. Au lieu de cela, ils cherchent souvent à renouveler simplement leur parc de licences logicielles existantes afin d’être à la dernière version et de pouvoir passer à d’autres préoccupations.

Compte tenu de l’investissement et de l’impact de ces technologies sur l’entreprise, cela peut surprendre de voir combien de personnes sont prêtes à s’engager sur la voie du moindre changement au lieu d’évaluer ce dont elles ont réellement besoin. C’est une occasion manquée. Si vous souhaitez améliorer votre productivité, nous vous mettons au défi de vous poser quelques questions pour vous y aider.

Premièrement : est ce que ça aide mes employés à être productifs ? Est-ce que cela crée la culture que je veux ?

Vous constaterez peut-être que des outils de productivité «pré-cloud» tentent d’intégrer la collaboration, mais ne vous méprenez pas : ils sont en train de le faire après coup.

En termes simples, la technologie que vous choisissez façonne le comportement de votre équipe. Si la technologie par défaut incite les utilisateurs à enregistrer les projets d’équipe dans «Mes documents» ou sur «Mon bureau» au lieu d’un emplacement partagé, cela ralentit forcément le flux d’informations. Si vous passez par l’email pour résoudre des problèmes, vous perdrez un temps précieux dans les discussions complexes au lieu de vous rencontrer en face à face dans une vidéoconférence. Si vous «attachez un fichier», puis demandez à un collègue de le mettre à jour et de renvoyer une autre version, vous transformez la coopération en concurrence. Ces petites actions du quotidien ont des conséquences sur la manière qu’ont les personnes de communiquer les unes avec les autres.

G Suite a été construit par Google avec une vision de collaboration ouverte dès le début. Vous ne devriez pas vous demander si vous travaillez dans la version actuelle d’un fichier ou attendre que celle-ci soit terminée avant de commencer votre travail, car, avec Google, plusieurs personnes peuvent vraiment travailler sur un document en même temps. Google n’a jamais proposé de bouton «Enregistrer», car vous souhaitez évidemment enregistrer votre travail. Au lieu de cela, Google utilise un bouton «Partager» pour vous rappeler qu’il est plus facile d’obtenir un retour rapide sur un document, plutôt que d’essayer d’apporter des modifications à une idée ou à un projet quand il est déjà trop tard.

Deuxièmement : a t-il les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

Vous avez peut-être déjà évalué G Suite il y a plusieurs années et estimé qu’il lui manquait certaines fonctionnalités dont votre entreprise avait alors besoin. Aujourd’hui, toutes ces fonctionnalités existent, et pas seulement, Google intègre de nombreuses fonctionnalités révolutionnaires pour des outils bureautiques comme le machine learning pour améliorer encore plus la productivité.

Troisièmement : comment vais-je déployer cette technologie ?

On comprend que vous investissez énormément dans la technologie existante et que changer vos anciens outils n’est pas aisé. C’est difficile. Mais ce n’est pas insurmontable : Google Cloud et ses partenaires comme Maroc Cloud offre des outils et des services professionnels pour vous aider tout au long du processus. Maroc Cloud travaille avec des administrations et des entreprises de toute taille et de tout secteur pour les aider à planifier et à déployer G Suite.

En fin de compte, votre technologie détermine la productivité de votre organisation et la culture que vous souhaitez inculquer. C’est pour cela que prendre le temps de se poser ces questions difficiles en vaut la peine.

D’après Diane Chaleff, Product Manager, Office of the CTO

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