Comment automatiser des process d’évaluation ou de reporting avec Google Forms et Google Sheets

Comment automatiser des process d’évaluation ou de reporting avec Google Forms et Google Sheets

24/02/2017 Astuces 0

Il y a un peu plus d’un an, l’équipe Google Cloud Customer, chargée de fournir des informations utiles aux utilisateurs de G Suite, a entrepris de créer la Transformation Gallery – un ensemble de cas d’usages pour offrir aux entreprises des conseils sur la façon de transformer les processus quotidiens au travail. Inspiré d’un de ces cas d’usages, ce tutoriel explique comme les gestionnaires peuvent gagner du temps en automatisant des processus manuels simples dans des industries comme le commerce de détail ou les services financiers.

Accélérez l’approbation des workflows 

La gestion du flux d’information entre collaborateurs peut être harassante. Qu’ils s’agissent de saisies de documents papier dans une feuilles de calculs ou d’envois par e-mail, à un moment donné, ces workflows manuels ne fonctionnent plus.

Voici quelques étapes simples pour en automatiser certains :

1. Pensez à un processus d’amélioration

Cherchez sur votre bureau ou dans votre boîte de réception un process qui demande beaucoup de temps. Il pourrait s’agir d’évaluations des performances des employés, de demandes d’équipement pour un nouveau bureau ou de collecte de rapports de production quotidiens. Maintenant, pensez aux étapes de ce process et tracez-les. Quelles informations devez-vous recueillir ou transmettre ? Qui doit les examiner ou les approuver ? Qui doit être averti du statut ?

2. Utiliser des formulaires pour collecter des données

Une fois que vous avez ce process en tête, construisez un formulaire en utilisant Google Forms. Assurez-vous qu’il a tous les champs nécessaires pour toutes les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également collecter des fichiers en même temps que vous recueillez des données, ce qui facilite l’envoi des informations en une seule fois.

Exemple avec des équipes de vente au détail qui utilisent les formulaires pour recueillir les commentaires des gérants du magasin.

 3. Configurez votre feuille de réponses

Toutes les données que vous collectez dans les formulaires sont automatiquement enregistrées dans une feuille de calculs. Assurez-vous de partager la feuille avec ceux qui doivent prendre des décisions une fois qu’une réponse est soumise, et demandez à votre équipe de configurer les notifications de feuilles de calcul. De cette façon, tout le monde saura quand les réponses sont envoyées ou des changements réalisés. Ajoutez des colonnes supplémentaires à la feuille pour que les éditeurs mettent à jour le statut d’une entrée, indiquent une approbation ou ajoutent des détails supplémentaires. Maintenant, vous avez un seul enregistrement électronique que votre équipe peut utiliser pour vérifier l’état et les demandes.

Exemple avec des employés qui utilisent Sheets pour effectuer le suivi des transferts entre agences.

4. Automatiser davantage avec Apps Script

Si vous voulez rendre le process encore plus automatique, utilisez Apps Script. Configurez des workflows d’approbation et envoyez des notifications ou des rappels aux approbateurs et aux demandeurs par courrier électronique. Vous pouvez également programmer le script pour mettre à jour des feuilles de calcul ou d’autres documents Google Drive avec des données sur l’état d’approbation. Voici un exemple simple de l’équipe du G Suite Show :

Ce ne sont que quelques façons d’automatiser les workflows et voici quelques avantages souvent négligés :

  • Le processus d’approbation est normalisé et rationalisé
  • Les feuilles de calculs suivent toutes les requêtes, ce qui est idéal pour conserver des données historiques et lors d’audits (la feuille peut être partagée).
  • Les notifications sont envoyées automatiquement pour les approbations et le statut
  • Les Formulaires offrent un moyen simple et cohérent pour les employés pour faire leurs demandes
  • Les employés peuvent utiliser un appareil mobile pour lancer ou consulter une demande

D’après un article de Mariana McCready, Technical Writer pour la Transformation Gallery de G Suite