Quelques fonctionnalités incroyables et méconnues de Google Apps

Quelques fonctionnalités incroyables et méconnues de Google Apps

03/04/2015 Astuces G Suite 0

Google a de grands projets pour sa plate-forme collaborative Google Apps. En effet, Google s’attend à éloigner de Microsoft 80% des utilisateurs Office.
Pour se faire, Google ne s’est pas seulement aligné avec les meilleurs fonctionnalités de la suite Office. La firme de Mountain View a développé tout un ensemble de fonctionnalités puissantes, pratiques et originales pour vraiment changer notre façon de travailler. Certaines peuvent être difficile à trouver. Nous vous proposons à travers cet article de vous présenter quelques unes des meilleures et des moins connues.

Rappeler un email que vous avez déjà envoyé

Qui n’a jamais eu un léger doute voire un moment de panique juste après avoir cliqué sur le bouton Envoyer ? Quand votre subconscient vous fait signe, il est souvent trop tard et le message est déjà parti, avec un contenu erroné ou un mauvais destinataire. Avec Gmail, il est possible d’annuler l’envoi d’un email. Il faut d’abord activer cette fonction des labos Gmail puis décider pendant combien de temps les mails doivent attendre avant d’être définitivement envoyé.

  1. Développez le menu Paramètres en haut à droite puis cliquez sur Paramètres 
  2. Cliquez sur l’onglet Labos
  3. Trouver le labo “Annuler l’envoi” et activez le
  4. Cliquez sur “Enregistrer les changements” tout en bas de la page
  5. Allez ensuite dans l’onglet Général, trouvez l’option “Annuler l’envoi” et choisissez le  Délai d’annulation d’envoi 

Désormais, à chaque envoi, un message s’affiche en haut de Gmail pendant le délai configuré pour vous proposer d’annuler l’envoi et d’éditer à nouveau le message en mode brouillon.

Suggérer des modifications dans le document de quelqu’un d’autre

Avec Google Docs, plusieurs personnes peuvent travailler sur un même document en même temps, en temps réel. Mais si vous ne voulez pas faire une modifications définitive dans le document de quelqu’un d’autre, vous pouvez.
N’importe qui qui aura un accès en mode “Commentaire” sur le document pour utiliser le mode “Suggestion” pour faire des modifications qui pourront être acceptées ou refusées en un clic par le propriétaire du document.
Pour passer en mode Suggestion, il suffit de le sélectionner dans la barre de menu horizontal tout à fait à droite.

Accéder à vos fichier Drive même sans connexion

S’il vous arrive fréquemment d’être Offline, comme durant les déplacements, il est très facile de configurer Google Drive pour que tous vos documents restent accessibles. Avec le navigateur Google Chrome, rendez vous sur https://drive.google.com, développez le menu Paramètres en haut à droite puis cliquez sur Paramètres. Activez alors le “Mode hors connexion” puis cliquez sur le bouton OK. Désormais, même sans accès internet, tous vos fichiers sera accessible en vous rendant à l’adresse https://drive.google.com depuis Google Chrome. Vous pourrez éditer vos documents, et les modifications seront automatiquement synchronisés dès que vous reviendrez en ligne.

Dopez la sécurité de votre compte

L’administrateur de votre société peut vous demander doubler la sécurité de votre compte Google en activant la Validation en 2 étapes. Mais même s’il ne vous y oblige pas, vous pouvez le faire par vous même.
Lorsqu’elle est activée, cette authentification nécessite à la fois votre mot de passe classique, ainsi qu’un mot de passe temporaire spécial que vous recevez à chaque fois que vous en avez besoin sur votre téléphone. A chaque fois que vous utilisez un nouvel ordinateur que Google ne connaît pas, cette double authentification vous sera demandée. Donc, même si quelqu’un parvient à savoir votre mot de passe, il ne pourra pas accéder à votre compte. Pour votre ordinateur personnel, vous pouvez le confirmer pour 30 jours pour ne pas avoir à sortir votre téléphone à chaque fois.
Finis les risques avec le Wifi dans les hôtels ou sur les ordinateurs partagés et peu sûrs des cybercafés ou business center.
Rendez-vous sur https://myaccount.google.com/ et cliquez sur Validation en 2 étapes.
Autre astuce : au lieu de recevoir un SMS, vous pouvez générer le code demandé directement depuis l’application Google Authenticator. Idéal pour se connecter même sans réseau, ou en mode avion.

Désactiver les “réponses à tous” inopportunes.

Parfois un message devient viral dès que plusieurs destinataires utilisent la fonction répondre à tous à sans discernement dans une société. Pour arrêter ça, ouvrez un message du flux, cliquez sur le bouton Plus et cliquez sur “Ignorer la conversation”. Les nouveaux messages n’apparaîtront plus dans votre boite de réception (ils seront archivés automatiquement).

Scannez des notes de frais ou des cartes de visite depuis l’application mobile Google Drive

En déplacement, vous avez parfois un reçu, une carte de visite, ou d’autres documents importants que vous voulez sauvegarder et partager. Pour les stocker dans votre Drive, il suffit de lancer l’application Drive sur votre smartphone, d’appuyer sur le bouton (+) et de choisir la fonction Numériser. La photo sera ajoutée à votre Drive comme un document, et le texte qui y figure sera même indexé par OCR pour vous permettre de retrouver le document numérisé avec la recherche de Drive.