Le guide ultime de G Suite

Le guide ultime de G Suite

28/02/2019 Astuces G Suite Messagerie 0

Apprenez à utiliser G Suite pour organiser vos tâches, collaborer avec votre équipe, entrer en contact avec vos clients et, finalement, aider votre entreprise à mieux se développer.

En tant qu’utilisateur depuis des années, j’adore vraiment G Suite. Je le considère comme l’un des meilleurs outils à ma disposition, principalement parce qu’il est si facile à utiliser et incroyablement multifonctionnel.

Que je collabore avec un collègue sur une stratégie digitale, que je prenne du temps pour discuter avec un nouveau client ou que j’envoie un article intéressant à un partenaire, G Suite est pratique pour presque tout ce que vous faites sur votre ordinateur.

Google a débuté l’année 2019 avec 5 millions de clients G Suite payants, un chiffre en augmentation de 25% depuis le début de 2017. Cette statistique parler d’elle-même : G Suite est un outil extrêmement précieux pour les particuliers et les entreprises du monde entier. Parmi les clients notables de G Suite figurent Airbus, Colgate, Uber, Netflix, PwC et, bien sûr Maroc Cloud.

Si vous n’avez pas encore utilisé la plate-forme G Suite dans votre entreprise, je ne peux que vous encourager à la tester. Lisez ce guide pour mieux comprendre ce qu’est G Suite, comment optimiser son compte et comment utiliser cet outil pour améliorer la croissance de votre entreprise. Mieux encore, marquez ceci afin que vous puissiez le référencer plus tard.

Qu’est ce que G Suite ?

G Suite est une suite d’applications professionnelles de productivité et de collaboration développées et fournies par Google. Les principaux outils de G Suite incluent Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Agenda, Sites, Hangouts et Keep.

G Suite a été lancée il y a 12 ans sous le nom de « Google Apps pour votre domaine ». Le lancement initial comprenait Gmail, Google Talk, Google Agenda et Google Page Creator. Google Apps for Education, dédié aux écoles, a suivi deux mois plus tard.

Au cours des 10 dernières années, Google a publié divers outils et mises à jour dans le cadre de cette suite d’applications. Google Apps a été renommé G Suite en septembre 2016 et peu de temps après, la société a lancé son premier produit matériel: Jamboard.

La plate-forme G Suite comprend également une Marketplace qui permet d’installer les applications en nuage et de les utiliser dans le cadre de vos applications G Suite.

Qui utilise G Suite ?

Les entreprises comme les particuliers utilisent G Suite.

Les comptes grands publics ne sont pas nécessairement appelés « G Suite », on parle plutpot de « compte Google ». Par exemple, lorsque vous êtes connecté à votre compte personnel Google , le coin supérieur droit de l’écran ressemble à ceci:

Lorsque je suis connecté à mon compte Google professionnel, le coin supérieur droit de l’écran ressemble à cela :

Alors que les services G Suite sont gratuits pour les comptes Gmail grand public, les entreprises doivent payer pour accéder aux fonctionnalités de nom de domaine de messagerie personnalisé, stockage illimité, outils d’administration et bien sûr une assistance 24h/24 et 7j/7.

Les applications de G Suite

Google propose une grande variété d’applications destinées aux particuliers et aux entreprises. La plupart sont accessibles avec un compte Google (en appuyant sur le menu dans le coin supérieur droit).

Gmail

Gmail est le logiciel de messagerie électronique de G Suite. Il a été lancé en 2004 et compte aujourd’hui plus d’un milliard d’utilisateurs dans le monde.

Avec un abonnement G Suite, les entreprises bénéficient de base de 30 Go d’espace de stockage avec des adresses de messagerie personnalisées (votrenom@entreprise.com). Il est également possible de créer des alias, des groupes ou des listes de diffusion, des règles de routages spécifiques, etc. Enfin une version avec espace de stockage illimité est également disponible.

Pour moi Gmail est un véritable organiseur de mon temps : nos journées de travail sont maintenant rythmées par l’arrivée permanente des emails des collègues, clients et solliciteurs de tout genre, avec des messages plus ou moins urgents. Avec les fonctionnalité d’archivage et de mise en attente, je gère mes emails tranquillement en m’assurant que les quelques conversations de ma boîte de réception sont celles que je dois traiter dans la journée. Tout le reste est soit déjà archivé (plus rien à faire dessus) ou mis en attente (ça reviendra plus tard dans la journée ou la semaine).

Drive

Google Drive est la plate-forme de stockage en cloud de G Suite. Elle a été lancée en 2012. Drive permet de stocker tout le contenu de l’entreprise et également de collaborer en interne comme en externe. Il permet d’afficher divers formats de fichiers directement en ligne, afin d’éviter de télécharger des logiciels supplémentaires sur vos appareils.

Selon l’abonnement G Suite, les entreprises bénéficient d’un stockage par utilisateur de 30 Go, 1 To ou illimité, ainsi que d’informations d’audit très poussées.

Docs, Sheets et Slides

Google Docs, Google Sheets et Google Slides sont respectivement les applications de traitement de texte, de feuille de calcul et de présentation de G Suite. Ils ont été ajoutés à la plate-forme en 2006.

Ces applications permettent une collaboration en temps réel, avec enregistrement des modifications automatique et suivi de l’historique des révisions d’un document – automatiquement. Les utilisateurs peuvent facilement insérer des commentaires, suggérer des modifications et créer des modèles pour une utilisation ultérieure. Ces outils sont matures depuis plusieurs années, et présentent un niveau de fonctionnalités très riche. Leur autre très grand avantage est qu’elles ne nécessitent aucune installation, tout se passe en ligne, dans un simple navigateur !

Google Forms

Google Forms est l’outil de sondage et de formulaire Web de G Suite. Également lancé en 2006, Forms partage bon nombre des mêmes fonctionnalités que Docs, Sheets et Slides, telles que l’enregistrement automatique, la collaboration en temps réel et la création de modèles. Pour collecter des données au moyen de formulaires, les utilisateurs peuvent personnaliser des enquêtes ou des questionnaires, envoyer l’URL aux personnes interrogées et consulter les données (collectées automatiquement dans une feuille de calculs). Avec Google Forms, mon équipe créé en quelques minutes des sondages de satisfaction clients ou des enquêtes internes sur

Agenda

Google Agenda est l’agenda en ligne de G Suite. Lancé en 2006, il s’intègre à Gmail pour gérer les rendez-vous, les réunions et les rappels sur un ou plusieurs calendriers.

Avec un plan G Suite, les entreprises bénéficient d’un système de planification intelligente (où les employés peuvent voir les fenêtres de temps sur leurs calendriers), d’agendas pour les salles de réunion et les ressources partagées, d’agendas publics permettant aux clients de visualiser les événements de l’entreprise. La migration est aisée à partir de calendriers externes (par exemple iCal, Outlook ou Exchange).

La synchronisation des événements entre l’ordinateur et le smartphone est transparente puisque toutes les données sont stockées dans le compte G Suite, dans le cloud.

Google Sites

Google Sites est un outil de création de site Web dans G Suite. Cet outil a été ajouté à la plate-forme en 2008 et permet aux utilisateurs de créer des sites Web avec peu ou pas de connaissances en codage ou de compétences en conception. Les pages de destination et les sites Web de projets peuvent être publiés en interne ou en externe (intranet / extranet / internet).

Hangouts

Google Hangouts est l’outil de communication et de messagerie de G Suite. Lancé en 2006 sous le nom de Google Talk, Hangouts prend en charge les conversations texte, vocales et vidéo (jusqu’à 25 participants) et peut être utilisé entre un ordinateur de bureau et un appareil mobile. L’outil évolue encore en 2 plateformes complémentaires : Hangouts Chat et Hangouts Meet. C’est aussi une alternative courante à Slack.

Avec un abonnement G Suite, les entreprises bénéficient d’une intégration transparente dans l’Agenda, du partage d’écran pour les participants, et de contrôles administratifs personnalisés.

Keep

Google Keep est l’outil de prise de notes collaboratif de G Suite. C’est le dernier ajout à ce jour à la plate-forme G Suite. Keep permet de créer, d’organiser et de partager des mémos, des listes, des images et des notes vocales entre plusieurs appareils et plusieurs utilisateurs. Comme pour toutes les autres applications en plus de la version web, une application mobile est disponible.

Est ce que G Suite est sûr ?

Mettre toutes les données de son entreprise dans le cloud vous fait peur ? Rassurez vous, je suis persuadé que justement le cloud de Google est l’endroit le plus sûr au monde pour stocker ses données, un peu comme l’est la banque pour votre argent. L’aventure Google est née et se poursuit dans le cloud. C’est pourquoi ils connaissent parfaitement les implications en matière de sécurité liées à l’exploitation du cloud dans leurs activités. Avec un peu de bon sens pour la gestion de ses mots de passe, et la mise en place de la double authentification pour faire face aux éventuels hameçonnages, un compte G Suite est quasiment inviolable !

Six façons d’utiliser G Suite pour booster votre activité

G Suite est une plateforme précieuse pour votre entreprise. Mais comment pouvez-vous l’utiliser au mieux pour développer votre activité ? Je vous présente quelques stratégies spécifiques pour tirer le meilleur parti de votre compte G Suite.

1. Créer des modèles à votre image sur Drive

L’identité de votre entreprise est cruciale. Vous avez dépensé pour créer une marque, une identité. Laisser vos employés utiliser leur propre modèle de documents ou de présentations, chacun à sa sauce n’est pas bon. Avec G Suite, vous pouvez simplifier le processus de maintien de l’image de marque. Les documents, les feuilles de calculs, les présentations et les formulaires Google ont tous une galerie de modèle. Créez vos modèles de document et enregistrez les dans Drive. Encouragez ensuite votre équipe à utiliser ces modèles au lieu créer les leurs.

2. Recueillir les commentaires de vos clients

Les commentaires des clients sont un élément vital pour une entreprise en pleine croissance et en bonne santé. Si vous ne savez pas ce que vous faites bien ou moins bien, vous pouvez difficilement faire mieux. Les commentaires de vos clients doivent être une priorité pour votre entreprise.

Google Forms facilite la collecte et l’analyse des données des clients et des clients. Utilisez cet outil pour créer des enquêtes simples qui recueillent les commentaires des clients, des études de marché, etc. Vous pouvez également utiliser Forms pour effectuer des sondages en interne ou collecter des informations depuis le terrain.

3. Inclure vos employés distants

Même si le travail à distance est génial, les travailleurs nomades peuvent se sentir loin de leur équipe. C’est vrai que c’est plus facile de collaborer si vous vous voyez en personne. Mais ce n’est pas toujours possible pour ceux qui travaillent à distance ou à l’international.

Si vous avez des employés à distance, Google Agenda peut les aider à se sentir connectés et inclus dans ce qui se passe au travail. L’agenda vous permet de voir facilement les horaires et les activités de vos collègues où qu’ils se trouvent. Vous pouvez également configurer des calendriers dédiés pour des événements à l’échelle de l’entreprise. Les employés peuvent simplement s’abonner à ces calendriers pour rester à jour.

4. Gérer les tâches de l’équipe

Internet nous permet de rester en contact, mais il peut être difficile de collaborer à distance. Si vous avez toujours voulu un endroit pour noter des notes, dresser des listes, dessiner et enregistrer des images, tout en travaillant en tandem avec plusieurs personnes, Keep est la solution parfaite. C’est une alternative à Evernote qui est extrêmement utile, même si vous n’utilisez pas G Suite.

Utilisez Keep pour gérer les tâches d’équipe, les projets et les collaborations en cours. Créez des listes et associez un collaborateur afin qu’il puisse voir ce qui lui est dû. Vous pouvez également enregistrer des articles et des sites Web.

5. Voir comment les employés utilisent G Suite

Tout le monde n’utilise pas G Suite de la même manière. L’outil Rapports de la console d’administration de G Suite peut vous indiquer comment et à quelle fréquence votre équipe utilise les différents outils et les applications de G Suite. Utilisez cette information pour mieux informer vos collègues sur ce qu’ils peuvent faire de G Suite. En plus ces Rapports peuvent fournir des informations de sécurité comme les périphériques utilisés pour la connexion ou les partages de documents , pour que votre équipe et vos données restent en sécurité.

6. Tirer parti des nouveaux outils sur le marché

Le marketplace de G Suite est l’un de mes endroits préférés. Google a littéralement intégré des centaines d’outils tiers destinés à vous simplifier la vie, à vous et à vos employés. Faites votre choix parmi ces outils et ajoutez à votre compte G Suite des des applications telles que Copper , Zendesk ou Asana.

Amenez votre entreprise au niveau supérieur avec G Suite

Au cours des dix dernières années, G Suite a aidé les entreprises à collaborer, à communiquer et à se développer. Grâce à des outils simples et à un processus d’intégration encore plus simple, G Suite est devenu un outil indispensable pour les entreprises du monde entier. Quel que soit votre secteur d’activité, G Suite ne peut que vous aider à améliorer vos processus métier, de l’intérieur à l’extérieur.

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